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Text File  |  1991-12-14  |  9KB  |  192 lines
  1.  
  2. Warm  weather  is  upon  us,  and  the  coming  of  the  special   event
  3. communications  season.    Bike-a-thons,  marathons,  mall  displays and
  4. parades  are  but  a  few  of  the  many events that we as amateur radio
  5. operators  participate  to  sharpen  our  operating skills and perform a
  6. valuable public service.  It is also a great public relations tool,  and
  7. besides...it's just plain fun!
  8.  
  9. It's important for special event coordinators to remember that, while we
  10. would  like  to  perform  as  many  assignments as possible, our primary
  11. assignment is... communications.   We are  bound, as always,  by Part 97
  12. regulations administered by the Federal Communications Commission.  They
  13. specify  that  amateur  radio  communications  should  serve  the public
  14. interest and should be of an emergency nature, and should not  duplicate
  15. traffic that  could be  handled by  other means,  such as Citizens Band,
  16. GMRS, business  band, commercial  rented radios,  and cellular telephone
  17. systems.    Special  event  communications  should  usually  relate   to
  18. emergency medical or  tactical traffic that  help protect the  safety of
  19. the public.  We have received numerous complaints in the last few  weeks
  20. that  amateurs  are  performing  logistical  traffic  operations  during
  21. special events such as requesting bicycle parts from event headquarters,
  22. ordering tables and chairs for a rest station, and requesting forms  and
  23. paperwork.    These  practices  and  others  endanger  our being able to
  24. support  these  events.    During  the  recent Iditirod sled dog race in
  25. Alaska,  the  FCC  actually  monitored  the  race  communications  after
  26. complaints (by amateurs) that packet radio communications were  relating
  27. to non-emergency functions, such as  the movement of officials (see  QST
  28. magazine May 1991 page 59).   Representatives of the FCC  Personal Radio
  29. Branch noted violations of the "no business traffic" rule.
  30.  
  31. Where does that leave us  as special events communicators?   The primary
  32. emphasis is...use common  sense.  Ask  yourself the following  questions
  33. before transmitting traffic:
  34.  
  35. > Does the traffic relate to the health and safety of the public?
  36.  
  37. > Could I use another medium to send the traffic?
  38.  
  39. > Does  the  traffic  have  an  emergency  or tactical nature, or is it
  40.   logistical in nature?
  41.  
  42. > Could it be a violation of the FCC's "no business traffic" rule?
  43.  
  44. Make certain that you can justify your actions before accepting traffic.
  45. Traffic  relating  to  injured   runners  or  riders,  informing   other
  46. communicators of the location of the first few runners/riders in a  race
  47. to  prepare  them  for  operations  and  being a communicator in a `SAG'
  48. vehicle are ways we can perform a valuable service without  transmitting
  49. unauthorized radio traffic.
  50.  
  51. If you have questions/comments on special event communications, refer to
  52. either of the ARRL's publications `Special Event Communications' or  the
  53. `Public  Service  Communications  Manual'  or  ask  your ARRL Leadership
  54. Official.
  55.  
  56.        >>>>>DO's and DONT's for Special Event Communications<<<<<
  57.  
  58. DO use simplex if at all possible, with a repeater as a back-up and  for
  59. talk-in.   Clear the  function with  the repeater  group in writing, and
  60. well in advance.
  61.  
  62. DO arrange for someone who knows the area to handle talk-in, or at least
  63. someone with a good map if no one else is available.
  64.  
  65. DO get a crystal-clear understanding of  the needs of the group you  are
  66. serving.
  67.  
  68. DO arrange  for someone  to be  in charge  as Net  Control.   Even small
  69. events can have  messy communications without  this.  The  group needs a
  70. leader.  You are the best one for this in many cases.
  71.  
  72. DO  arrange  for  relief  operators.    Everybody  needs lunch or coffee
  73. breaks.
  74.  
  75. DO arrange for your people well  in advance, but check on them  the week
  76. before to make  sure they are  still available.   If you can  have extra
  77. people or standbys available, do so.   Excuse people as soon as  you can
  78. as long as their  job is finished and  all other positions still  needed
  79. are covered.
  80.  
  81. DO have the NCS keep track of who is where so he knows whom to call when
  82. asked to contact a person or checkpoint.
  83.  
  84. DO  keep  your  EC  or  DEC  informed  of  what  you  are  doing and who
  85. participates.    He  can  help  you arrange publicity.  Public-relations
  86. releases before  and after  the event  can help  us all  get our message
  87. across that we are here  with the ability to serve.   The EC or DEC  can
  88. also help you get the operators you need.
  89.  
  90. DO tell  your operators  exactly what  their assignments  are and remind
  91. them of the general guidelines  for public service events.   Assignments
  92. and changes in these guidelines should be made known to the entire group
  93. before the  event begins,  or during  its progress  if the change occurs
  94. then.
  95.  
  96. DO  thank  your  operators  and  share  any  feedback you get with them.
  97. Courtesy and thoughtfulness pay off.
  98.  
  99. DO have Amateur Radio operators working in teams of at least two  people
  100. if  possible.    Make  sure  that  at  least  one  member of the team is
  101. monitoring the radio at all times.
  102.  
  103. DO  identify   vehicles  as   Amateur  Radio   Communications  Vehicles.
  104. Operators should  be identified,  too.   A call-letter  badge or ARES or
  105. RACES patch is sufficient.  Use baseball caps with an ARES patch or  the
  106. group logo.
  107.  
  108. DO maintain a  courteous, professional image.   You may  be working with
  109. several  agencies  including  police,  fire,  first aid squads, National
  110. Guard, etc.  Extend every possible courtesy to members of these  groups.
  111. Make  sure  they  know  who   you  are  and  what  your   communications
  112. capabilities are.
  113.  
  114. DO use standard ARRL message forms when necessary for official  requests
  115. and messages.
  116.  
  117. DON`T over identify!  You must identify your station only at ten  minute
  118. intervals during a  series of transmissions.   However, don`t  jump into
  119. the net every ten  minutes just to identify.   For example, if  you only
  120. engage in a short exchange of  transmissions every half hour or so,  you
  121. will fulfill the identification requirement if you ID at the end of each
  122. exchange.
  123.  
  124. DO  use  tactical  call  signs.    Check-point  or unit numbers or other
  125. special identifiers  are legal,  provided the  station requirements  are
  126. fulfilled.    Use  standard  Amateur  Radio operating procedures for all
  127. communications.
  128.  
  129. DO  make  certain  the  frequency  is  clear  before making a call.  The
  130. channel  can  get  very  busy  during  "tactical  operations".  When you
  131. complete an exchange with another  station, use the prowords "clear"  or
  132. "out" so  other stations  will know  the frequency  is now  available to
  133. them.  Keep transmissions as short as possible.  Resist the tendency  to
  134. ragchew or ramble.
  135.  
  136. DON`T apply first  aid unless you  are trained and  certified to do  so.
  137. Call for medical assistance and  an ambulance or medical personnel  will
  138. be dispatched to your location.
  139.  
  140. DON`T transport an ill or injured person in a private vehicle.  This  is
  141. the job of the medics and the police.  An emergency vehicle is  properly
  142. equipped, and can get through traffic much faster than a private car.
  143.  
  144. DON`T  handle  routine  business  or  commercial  communications.   This
  145. includes communications regarding  dollar amounts of  walkathon pledges,
  146. etc.  The press and broadcast stations may quote or rebroadcast  amateur
  147. signals, provided the signals  rebroadcast do not contain  references to
  148. the broadcast.
  149.  
  150. DO enjoy yourself!  Amateur Radio public service is fun!
  151.  
  152. DO prepare the night before.   Make sure your batteries are charged  and
  153. take spares if needed.  Have a clipboard with paper and pencils, gas  in
  154. the car, miscellaneous spare parts  you may need and maps  if available.
  155. Know where you are going and when you must be there.
  156.  
  157. DO arrive on time on the day of the event.  If you are not familiar with
  158. the location allow extra time to get there.  Checking the map the  night
  159. before to plan your  route will not guarantee  that you make every  turn
  160. correctly.
  161.  
  162. DO introduce yourself to the person  or people you will be working  with
  163. at your station.  Let them know  who you are and why you will  be there.
  164. Stay  at  your  post  unless  you  are  excused.  Make sure both the Net
  165. Control  Station  (NCS)  and  the  officials  you are with know when you
  166. leave.
  167.  
  168. DON`T offer more than you can deliver.  You are there to provide  direct
  169. emergency assistance.   You are there  to communicate the  need for such
  170. assistance to the proper authorities.
  171.  
  172. DON`T leave  the frequency  unless the  NCS knows.   If  you must  leave
  173. early, the more in advance this is known the better.
  174.  
  175. DO inform the  event communications coordinator  if you cannot  make the
  176. event after  agreeing to  be there;  the sooner  this is  relayed to the
  177. person in charge of amateur communications at the event, the better.
  178.  
  179. DO obey the instructions of the  Net Control Station.  The NCS  is there
  180. to respond to general queries from the net or from other amateurs on the
  181. frequency.  Even with only a few amateurs involved, the NCS is necessary
  182. for smooth  functioning.   Address requests  to transmit  to the NCS and
  183. obey his instructions just as on traffic nets.
  184.  
  185. DO transmit as little as possible.  Silence is golden.  Speak as  little
  186. as possible.  Avoid excessive use  of call signs (once every 10  minutes
  187. is all that  is required).   "Net from Checkpoint  1" conveys much  more
  188. information.
  189.  
  190. DO memorize the main operations frequency and alternate frequencies.
  191.  
  192.